Hoe krijg je data in het DNA van je organisatie?
De meeste data-teams hebben best een goed idee hoe datamanagement in hun organisatie eruit ziet. Er is geïnvesteerd in data-tools en data-mensen. Processen en verantwoordelijkheden staan op papier. Maar datamanagement blijkt complex, mede doordat eigenlijk iedereen in een organisatie erbij betrokken is. Het is daarom essentieel dat iedereen bewust met data omgaat, niet alleen alleen de data-teams. Toch zien veel mensen in de organisatie datamanagement als 'iets dat erbij komt' of niet echt relevant voor hen. Hoe zorg je nu dat dit onderwerp ook in de rest van de organisatie meer gaat leven?
Vertel het verhaal...
En blijf het vertellen. Daarbij is het belangrijk om uit te leggen wat jullie doen, waar jullie voor staan en wat jullie van een ander verwachten. Eigenlijk dus een beetje marketing en pr voor je eigen afdeling. Helaas klinkt dit eenvoudiger dan het in werkelijkheid is. Vaak spreekt een marketeer of iemand van HR een andere taal dan bijvoorbeeld een IT-er. Het is dus belangrijk om een gemeenschappelijke taal te ontwikkelen en bewust te zijn aan wie je het verhaal vertelt. Daarnaast is data niet het meest spannende onderwerp. Door het verhaal op een creatieve manier te brengen maak je het toch nog een beetje leuk. Dus, vertel je verhaal...
...en doe dat op een creatieve manier
Ga dus niet met een powerpoint de organisatie doortrekken en ontwikkel niet
de zoveelste (verplichte) e-learning. Voor veel mensen is het al niet het meest spannende onderwerp, dus als je de aandacht wil, zoek dan naar een creatieve en leuke manier om je verhaal te vertellen. Zo ontwikkelden wij voor een opdrachtgever een puzzel. Op elk puzzelstukje stond een deel van het data-proces. Mensen in de organisatie kregen een puzzelstukje met de instructie om de puzzel compleet te maken. Door met anderen samen te werken kon iemand de puzzel afmaken. Zo werd duidelijk dat een dataproces door de hele organisatie loopt, dat dit daarmee voor iedereen relevant is en dat samenwerking nodig is om een dataproces goed te laten werken. Kleine, laagdrempelige interventies, zoals deze puzzel, zijn enorm effectief en vragen weinig tijd van mensen (de meeste puzzelstuk matches werden tijdens de lunchpauze gemaakt).
Wat ook altijd goed werkt is om het verhaal op te hangen aan praktijkvoorbeelden die voor de doelgroep herkenbaar zijn. Dat maakt het onderwerp minder abstract.
Geen politieagent
Als het verhaal meer gaat leven in de organisatie, dan kunnen dingen nog steeds anders lopen dan gewenst. Ga dan het gesprek aan. Maar... 'We willen geen politieagent zijn'. Dat is een rol waar de meeste data-teams geen zin in hebben. Toch is het belangrijk om duidelijk te maken dat goed datamanagement niet vrijblijvend is. Het is de manier waarop je dat doet of je als politieagent gezien wordt, of als gesprekspartner. Ga dus wel dit gesprek aan, maar doe dit op een luchtige, laagdrempelige manier. Ook daar zijn creatieve oplossingen voor te bedenken zodat zo'n gesprek makkelijker en leuker wordt. Zo hebben wij voor een opdrachtgever een spel ontwikkeld waarmee zo'n gesprek gevoerd kan worden. Door het spel element blijft zo'n gesprek laagdrempelig en luchtig.
Meer weten over het data-awareness traject dat wij voor Stedin hebben gedaan? Kijk dan hier.
How to get data in the DNA of your organisation
Most data-teams have a pretty good idea of how datamanagement looks or should look in their organisation. Investments are made in data-tools and data-people. Processes and responsibilities are put on paper. However, datamanagement turns out to be complex, partly because it involves everyone in the organisation, even people who don't realise it. Therefore it's essential that everyone in the organisation becomes aware of their role in the data-processes and what is expected of them. Unfortunately, a lot of people out-side of the core data-teams, perceive data and datamanagement as something that 'adds to their workload' or as something that's not really relevant for them. How can you make sure that this topic becomes more 'top of mind' in your organisation? In other words, how can you work on a data-culture where data is in the DNA of your organisation?
Tell the story...
And keep telling it. It's important to explain what you do as a data-team, where you stand for, why it's relevant for others and what you expect of them. In a sense, you are doing a bit of marketing and communication for your own department. Unfortunately this might sound easier than it's in practise. For instance, marketeers seem to speak another language than the average technical employee. And most of them don't know the language (all the jargon) used by data-teams. You either need a common language or define the different target audiences and find a strategy to target each group. Furthermore, data is not the most exiting subject for most people, so try to find a creative way to tell your story. Which brings me to the second element:
...and find a creative way to tell it.
Don't 'send' your story with a 'one-way-communication' powerpoint and don't develop yet another (compulsory) e-learning. If you want to grab the attention, find a creative and preferably interactive way to tell your story. For instance, for one of our clients we developed a puzzle with a part of the dataproces on each piece of the puzzle. People within the organisation received a piece and got the instruction to find other people to complete the puzzle. The puzzle showed that a data-proces flows through the entire organisation, that it's relevant for everyone and that you need to cooperate to make a data-proces work. Small, fun and accessible interactions like these are very effective in getting the message across and don't take a lot of time for people to complete (most puzzle matches were made during lunch breaks)
It's also a good idea to find use-cases that are recognisable for your target audience and use these to tell the story. It makes the subject less abstract.
Don't be a police officer
As people are getting more aware of (their role in) datamanagement, things can still go wrong. In that case it's important to start a conversation. But... 'we don't want to be a police officer'. That's a role most data-teams are not comfortable with. However, it's important to show that datamanagement is not without obligation. It's the way you approach someone that determines if you are seen as a police officer or as a sparring partner. So do start the conversation, but try to find an approachable and interactive way to do it. For instance, you can try to incorporate gamification. That can help to keep it fun and still get your message across.
If you want to learn more about the data-awareness project we did for Stedin, take a look at my website (unfortunately my site is still in Dutch, an English version is on my to-do list)
Reacties